مدیریت زمان خیلی ارزشمند است؛ خصوصا وقتی پای کسب و کار و اهداف شغلی وسط باشد. زمان احتمالا تنها چیزی است که شما و همه رقیبانتان سهم کاملا یکسانی از آن دارید. پس مشخص است که مدیریت زمان چقدر در موفقیت شما – نسبت به رقیبان یا خود دیروزی‌تان- نقش دارد. خوشبختانه روش های متفاوتی برای این کار وجود دارد. بسیاری از این روش ها حاصل تجربه موفق دیگران هستند. ممکن است بعضی از آنها برای شما عملی نباشد، اما بعضی های دیگر را بتوانید بهتر اجرایی کنید. در هر حال این روش ها و ترفندها، به شما کمک می کنند آرامش ذهنی بیشتری داشته باشید. در این مقاله می خواهم شما را با چند روش برای مدیریت زمان آشنا کنم که قبلا امتحان خودشان را پس داده اند.

برای مدیریت زمان اولویت ها را تعیین کنید
ساده به نظر می رسد، اما بسیار مهم است! باید کارهایی را که اهمیت بیشتری دارند – یا برای انجام دادن آنها زمان کمتری داریم – در اولین فرصت انجام بدهیم. این یکی از اصول ابتدایی برای مدیریت زمان است. شاید شما هم این جمله جالب را شنیده باشید: «بعدا یعنی هرگز!» این موضوع در مورد کارهای ضروری حتی بیشتر هم صدق می کند! چون ما معمولا دوست نداریم این کارها را انجام بدهیم، پس آنها را آنقدر عقب می اندازیم که عملا زمان از دست برود و دیر بشود. دقیقا برای تاکید روی همین روش بوده که برایان تریسی کتاب «قورباغه‌ ات را قورت بده» را نوشته است!

کارها را از صبح زود شروع کنید
لازم نیست حتما وظایف شغلی خودتان را از ساعت شش صبح آغاز کنید. می توانید برنامه هایی را که برای بهبود و ارتقای فردی دارید در ساعات اولیه صبح انجام بدهید. کارهایی مثل مدیتیشن، ورزش یا یوگا، مطالعه، رسیدگی به گلدان ها، گوش دادن به موسیقی و… برای مدیریت زمان، بهتر است روز را تا جایی که می توانید زود شروع کنید. جادویی در این کار هست که باعث می شود تا آخر شب بهتر و راحت تر به تمام وظایف خود رسیدگی کنید.

جلوی تمام وظایف روزانه خود از قبل بنویسید: انجام شد
زمانی که فهرستی از کارهای روزانه یا هفتگی خود را آماده می کنید، جلوی هر برنامه یا وظیفه بنویسید: انجام شد. این یک ترفند برای قلقلک دادن ذهن است. زمانی که شما جوری وانمود کنید که کاری انجام شده است، ذهن به تکاپو میوفتد که واقعا پرونده آن را ببندد! این روش برای مدیریت زمان و البته وظایف شخصی و شغلی، معجزه می کند. امتحان کنید!

هر بار فقط روی یک کار تمرکز کنید
احتمالا هدف شما از مدیریت زمان این است که تمام کارها را انجام دهید…و البته هر کدام را با کیفیت و رضایت به اتمام برسانید. شاید تصور کنید اگر هر بار چند تا کار را با هم انجام بدهید، کلی از برنامه روزانه جلو میوفتید! حتی ممکن است شما واقعا توانایی بالایی در انجام دادن هم‌زمان چند کار داشته باشید. اما تجربه نشان داده که زمانی که تمرکزمان فقط روی یک کار باشد، آن را بهتر و سریع تر انجام می دهیم و با خیال راحت سراغ کار بعدی می رویم.

برای مدیریت زمان منتظر نباشید که حس و حالش بیاید!
چون هرگز نمی آید! اگر قصد دارید برای انجام کاری آنقدر صبر کنید که از تمام جهات برای آن آماده باشید، فقط دارید زمان را از دست می دهید. همان طور که در قانون ۵ ثانیه نوشته مل رابینز یاد گرفتیم، ذهن می خواهد انجام کارها را به تعویق بیندازد. اگر دنبال مدیریت زمان هستیم، باید بهانه های ذهن را کنار بگذاریم. پس هرگز منتظر نباشید که بهترین شرایط – یا حس و حال – ایجاد شود که تازه بعد از آن کاری را انجام بدهید.

سر جزئیات بی اهمیت وقت را هدر ندهید
من هم موافقم که بعضی از جزئیات مهم هستند و کیفیت نهایی کار به همان ها برمی گردد. اما قرار نیست کل روز یا هفته را صرف تک تک جزئیات بکنیم! سعی کنید بعضی از حساسیت های بی مورد را کم کنید یا حتی از بین ببرید. سر جرئیاتی که نهایتا اهمیت زیادی ندارند عرق نریزید و وقت را هدر ندهید! برای اینکه بتوانید مدیریت زمان داشته باشید، باید بتوانید جزئیات مهم و بی اهمیت را از هم تشخیص بدهید. برای خود زنگ تفریح بگذارید یک وقفه کوتاه بین دو کار – یا وسط یک کار طولانی – تا حد زیادی خستگی را از ذهن شما دور می کند. خیلی خوب می شود اگر در این زنگ های تفریح، کمی حرکات کششی و فیزیکی هم انجام بدهید. چنین وقفه هایی خیلی لازم هستند. هرگز تصور نکنید بدون چنین استراحت های کوتاهی می توانید هوشیاری و شفافیت ذهنی تان را حفظ کنید. زمانی که ذهن خسته باشد، کارها کند و نادرست پیش می روند؛ پس زمان ارزشمند هم تلف می شود.

مهارت نه گفتن را تقویت کنید
خیلی وقت ها ما زمان خود را سر کارهایی از دست می دهیم که نباید قبول می کردیم! شاید خجالت کشیدیم نه بگوییم یا رودربایستی داشتیم! مدیریت زمان مهارتی است که چند بعد دارد. یکی از ابعاد آن، تقویت مهارت نه گفتن است. به خودتان قول بدهید فقط زمانی کاری را برای کسی انجام بدهید که واقعا وقت یا انرژی رسیدگی به آن را دارید. زمان خودتان را قربانی خواسته های دیگران نکنید.

جواب هر زنگ تلفنی را ندهید تا مدیریت زمان بهتری داشته باشید
گاهی ممکن است تلفن – خصوصا تلفن همراه – زمانی زنگ بخورد که شما روی کار مهمی تمرکز کرده اید. لازم نیست تمام تماس ها را حتما و در همان لحظه جواب بدهید. اجازه ندهید یک مکالمه غیرمترقبه، شما را از حال و هوای کاری که انجام می دهید دور کند. یک پیشنهاد دارم: یک پیام پیش فرض بنویسید. این پیام می تواند چنین متنی داشته باشد: «متاسفم که الان نمی توانم پاسخ شما را بدهم. اگر کار ضروری و فوری دارید لطفا دوباره تماس بگیرید؛ اگر نه اجازه بدهید من در فرصت دیگری با شما تماس بگیرم.»
هر زمان تلفن همراه بدموقع زنگ خورد، تماس را قطع کنید و این پیام را برای شخص مقابل بفرستید. مدیریت زمان با همین ترفندهای کوچک ممکن می شود!

از زمان های مرده استفاده کنید
اکثر ما مجبوریم ساعاتی در روز را پشت ترافیک، داخل مترو یا در انتظار رسیدن دیگران تلف کنیم. این ساعت ها بسیار طلایی هستند! از قبل برای آنها برنامه ریزی کنید! به نظر من بهترین زمان برای گوش دادن به کتاب های صوتی، زمانی است که در ترافیک گیر کرده ایم و نمی توانیم کار دیگری انجام بدهیم. یا بازی های فکری و جالبی که روی گوشی تلفن همراه نصب می شوند، برای تقویت حافظه یا ذهن مان – و البته سرگرم شدن – زمانی که منتظر کسی هستیم کاربرد دارند. هر کسی می تواند برای مدیریت زمان مرده خود، برنامه متفاوتی بریزد. باز هم تاکید می کنم که این ساعات روز را نباید از دست بدهید!

از استراحت و تفریح غافل نشوید!
یکی از بزرگترین مسئولیت های شما در قبال خودتان، ایجاد شرایط و فرصت مناسب برای استراحت و تفریح است. این دو مورد نباید انتهای لیست کارها و برنامه ها قرار بگیرند! همان قدر که چرت زدن در یک جلسه مهم پذیرفته نیست؛ اهمیت ندادن به زمان خواب و استراحت هم اشتباه است. شما مدیریت زمان را در راستای رسیدن به اهدافتان به کار می برید. درست است؟ اگر در انتها خسته، کسل، بی روحیه و دلزده باشید دیگر چه فرقی می کند در شغل یا تحصیل موفق شده اید یا نه! حتما در برنامه روزانه زمان مشخصی برای استراحت و پرداختن به فعالیت های مورد علاقه‌تان قرار بدهید.

برای مدیریت زمان نسخه ای همه شمول ندارد
با توجه به مواردی که عنوان شد، حتما متوجه شده اید که مدیریت زمان برای شخص الف با شخص ب متفاوت است. نمی شود یک نسخه کلی را برای همه تجویز کرد. مدیریت زمان باید انعطاف پذیر و مناسب با سبک زندگی و وظایف ما باشد؛ اگر نه خیلی زود از آن خسته و کلافه می شویم. پیشنهاد من این است که مهارت های مدیریت زمان را از استادان فرا بگیرید؛ اما از آنها نخواهید برایتان برنامه ریزی کنند. به قول معروف: از آنها ماهی نگیرید، ماهی گیری را یاد بگیرید!

تمرین عملی برای مدیریت زمان
برای تمرین مدیریت زمان از اولین قدم شروع کنید. سعی کنید تمرین کنید صبح یک ساعت زودتر از همیشه بیدار بشوید. بگذارید این موضوع مهم را یک بار دیگر بگویم: احتمالا ارزش همه ۲۴ ساعت روز برای انجام کارها برابر نیست! ساعت های اولیه صبح بهترین زمان برای شروع کارهای مهم است؛ همان طور که ساعات اولیه شب هم باارزش‌ترین وقت برای استراحت ذهن و جسم است. پس تصور نکنید تا دیروقت شب کار کردن و صبح دیرتر بیدار شدن می‌تواند برنامه مناسبی باشد!

به نظر شما راحت ترین مرحله برای مدیریت زمان چیست؟ دشوارترین کدام است؟ با ما درمیان بگذارید!